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Les leviers pour mieux négocier ses contrats SaaS

Les leviers pour mieux négocier ses contrats SaaS

June 15, 2021

Depuis toujours, les relations d’affaires ou de commerce ont impliqué la conclusion de contrats, notion qui existe depuis le droit romain et qui se caractérise par un accord de volonté, exprimé de manière positive.

La souscription à un abonnement pour l’utilisation d’une application SaaS ne fait pas exception : il s’agit d’encadrer les modalités d’utilisation de cet outil dans l’espace et dans le temps. La négociation de ces contrats peut s’avérer cruciale dans la gestion de l’écosystème SaaS d’une entreprise.

Avant d’envisager les points d’attention sur lesquels être vigilant, il faut tout d’abord bien distinguer les contrats des Conditions Générales de Vente (CGV).

La différence entre contrat et CGV

Les relations entre professionnels doivent obligatoirement être régies par des CGV ou un contrat. Les CGV constituent la liste des modalités légales qui entourent la vente d’un produit ou d’un service. Dans le cadre de relations entre professionnels (B2B), le Code de Commerce précise à son article L.441-6 que ces CGV doivent être rendues accessibles à tout client qui en ferait la demande.

Dès lors que l’activité est commerciale, comme pour les éditeurs de logiciels SaaS, ces CGV doivent être publiquement accessibles sur le site internet de la société. Elles ont donc l’avantage de faire gagner du temps aux deux parties, en supprimant l’étape de négociation et les différents allers-retours au sujet du contrat entre le client et le vendeur.

Elles ont un caractère prévisible puisqu’elles sont en accès public en permanence. Pour autant, elles ne sont pas toujours adaptées aux spécificités et aux besoins du client. C’est pourquoi dans le cadre de la gestion des solutions SaaS de l’entreprise, il peut être plus intéressant de passer par la négociation contractuelle.

En effet, les contrats sont, à l’opposé des conditions générales, marqués par le sceau de la spécificité. Si l’une des parties propose toujours un modèle type dans un premier temps, celui-ci a vocation à être discuté et modifié en fonction des requêtes de chacun des cocontractants et des consensus trouvés.

L’explosion du SaaS dans les entreprises a largement contribué à la complexification des contrats, puisque le modèle particulier d’abonnement ainsi que le secteur auquel ces contrats s’appliquent impliquent plus de points de prudence. Il est ainsi souvent plus stratégique d’exiger une négociation contractuelle, en faisant attention aux indicateurs suivants.

Les points de négociation importants

La plupart des contrats encadrant l’utilisation d’outils SaaS sont des abonnements, mensuels ou annuels, amenés à se renouveler dans le temps. Il est important de prêter attention aux caractéristiques suivantes lors de leur négociation :

Le renouvellement

Le premier point de vigilance concerne la manière dont est renouvelé le contrat et le délai dans lequel il peut être dénoncé. Il faut en effet vérifier si le contrat va être renouvelé tacitement une fois la période initiale écoulée. Cela signifie qu’il est renouvelé pour une même période, sauf manifestation contraire de volonté, qui doit intervenir dans une période de temps spécifiée dans le contrat. Il faut avoir en tête la date de dénonciation du contrat s’il n’est pas souhaité que celui-ci soit reconduit.

Dans cette optique, un outil de SaaS management peut être utile, en centralisant les dates clefs pour chacune vos applications SaaS, dates auxquelles le contrat doit être soit dénoncé, soit renouvelé. Tout ça séquencé par des notifications et alertes, afin d’éviter tout renouvellement automatique involontaire par exemple.

Les fonctionnalités

Lorsqu'une amélioration ou une nouvelle fonctionnalité est apportée sur un outil, elle figure automatiquement sur l’interface de tous les utilisateurs. C’est pourquoi il est important d’être vigilant quant au fait que ces fonctionnalités ne fassent pas l’objet de facturations supplémentaires notamment en verrouillant le scope d’utilisation dans les conditions contractuelles.

A contrario, le fait que certaines de ces fonctionnalités dont vous ayez besoin ne soient pas disponibles immédiatement lors de la souscription au contrat peut être un levier de négociation pertinent.

Ces enjeux peuvent être partiellement réglés en annexant au contrat une description précise des fonctionnalités disponibles lors de la mise à disposition de l’outil sur lesquelles l’entreprise compte. Ainsi, le fait que des fonctionnalités supplémentaires apparaissent, non exigées par le client au départ et ne rentrant pas dans le cadre de ses besoins spécifiques, ne pourra pas se refléter par une augmentation du prix.

Il est recommandé d’utiliser un outil de SaaS management pour faire apparaître ces différentes fonctionnalités de manière claire et centralisée et ainsi d’avoir une image fiable de tout ce qu’il est possible de réaliser via l’écosystème SaaS présent dans l’entreprise.

Les tarifs

Les contrats d’abonnement à des solutions SaaS spécifient régulièrement un nombre de licences particulier, nombre qui va être déterminant pour calculer le montant du contrat. Les licences correspondent au nombre d’utilisateurs qui vont pouvoir utiliser l’application SaaS en simultané.

C’est justement là où il faut intervenir, afin de négocier une baisse de prix, que l’évolution de celui-ci ne soit pas exponentielle. Plus le nombre de licences sera élevé, plus le prix par licence sera bas. Pour une grande entreprise, la solution la plus simple reste encore de gérer des contrats cadres au niveau groupe.

De plus, il arrive de souscrire à l’utilisation de plusieurs applications SaaS auprès d’un même éditeur de logiciels. Ce cas de figure doit également être vu comme un levier de négociation du prix global.

Enfin, les abonnements sont mensuels ou annuels, tout comme le règlement de facture. En négociant un paiement annuel, il est probable que le prix puisse être revu à la baisse car cela signifie un engagement plus long de la part du client et donc davantage de sécurité pour l’éditeur. C’est en tout cas le parfait compromis pour une collaboration gagnante.

Le renouvellement doit être passé en revue puisque d’une manière générale tous les logiciels SaaS sont renouvelés automatiquement à la fin de l’engagement. Souvent on retrouve même des tacites reconductions exigeant aux acheteurs de dénoncer leurs contrats au minimum trois mois avant la fin de l'engagement.

Un outil de SaaS Management permet de centraliser l’intégralité des contrats SaaS, afin de pouvoir repérer facilement tous les renouvellements à venir, de programmer des alertes et d’avoir toutes les informations nécessaires pour entamer une négociation.

Le niveau de service

Un contrat comprend généralement aussi un accord de niveau de service dit SLA. Celui-ci définit une norme de performance minimale pour les logiciels SaaS. Les normes de performance sont généralement liées à la disponibilité du service. Vous pouvez définir le pourcentage de disponibilité du service essentiel aux opérations de votre entreprise et demander des dédommagements en cas de non-respect.

La sécurité

Un point sur lequel il est important de s’attarder lors de la négociation contractuelle est la responsabilité en cas de faille de sécurité. En effet, il n’est pas rare que des attaques aient lieu et que des données confidentielles contenues dans l’écosystème SaaS fuitent.

Avec l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD) en 2018, la responsabilité conjointe des responsables de traitement a été consacrée. Le responsable de traitement est la personne qui détermine les finalités et les moyens de traitement des données. Dans le cadre de l’utilisation d’un logiciel SaaS, il peut s’agir de l’éditeur du logiciel ou de l’entreprise qui l’utilise, voire des deux grâce à la responsabilité conjointe.

Bien qu’une requalification postérieure soit toujours possible si les termes de contrat ne reflètent pas la réalité en cas de litige, il est tout de même primordial d’analyser cette partie lors de la négociation. Le contrat doit être le reflet de la réalité et indiquer si la qualification de responsabilité conjointe peut être retenue ou est exclue de facto.

De manière plus large, l’entreprise doit mettre en place un système de gouvernance impliquant des normes de cybersécurité à respecter en interne. La famille de normes ISO 27000 et plus particulièrement la 27001 ont été pensées afin d’aider les organisations dans cette démarche et d’exiger qu’un certain nombre de mesures soient mises en place afin de garantir un système de management du risque informatique fiable. Ces normes peuvent faire l’objet de certifications, pour l’obtention desquelles les entreprises sont soumises à des audits.

Les rapports SOC2, qui évaluent les procédures en place au sein d’une entreprise en matière de sécurité et de protection des données, permettent également de juger du niveau de risques chez les éditeurs.

Ainsi, ces normes et standards aident toute entreprise à sélectionner ses fournisseurs de SaaS et il est peut être intéressant de mentionner ces exigences en termes de sécurité informatique dans le contrat. Le fait d’utiliser un outil de SaaS management permet de centraliser tous les contrats SaaS de l’entreprise et de pouvoir accéder rapidement aux informations de sécurité et de responsabilité.

Les vertus du SaaS management en matière contractuelle

Une fois tous ces points de négociation gérés, il est important d’avoir la possibilité de centraliser tous les contrats relatifs aux applications SaaS et cela permet :

  • un gain de temps : si tous les éléments clefs des contrats sont visibles depuis une même plateforme, cela permet aux directions d’avoir accès rapidement aux informations dans le cadre d’un processus de choix d’un nouvel outil ou de nécessité de renouvellement d’un outil déjà existant.
  • un gain d’argent : l’outil de SaaS management permet de visualiser tous les abonnements à des applications SaaS et ainsi d’éviter les doublons et donc des dépenses inutiles. Cela permet aussi d’être vigilant sur l’utilisation réelle des logiciels en place et par conséquent de ne pas renouveler ceux qui ne seraient pas nécessaires.
  • une maîtrise des engagements contractuels : une plateforme de SaaS management permet de maîtriser les différents délais et procédures relatives aux contrats, comme les renouvellements ou les résiliations. De plus, cela évite que les contrats soient perdus, ce qui arrive très régulièrement, qu’ils soient papier ou numérisés, lorsqu’aucun système de centralisation n’est mis en place.

Les solutions de SaaS management permettent à tous les services de l’entreprise d’avoir une meilleure gestion de leurs engagements et une meilleure vision des logiciels à leur disposition. L’usage des nouvelles technologies et l’impact produit sur l’activité business de l’entreprise constituent de vrais atouts. En se basant sur un outil de reporting de SaaS Management fournissant les bons niveaux d’analyse, vous pouvez déceler toute anomalie et prendre les bonnes décisions rapidement pour le bien de votre entreprise, mais aussi venir en aide des autres équipes.

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