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La rationalisation du SaaS en entreprise, ou quand faire le tri devient nécessaire

La rationalisation du SaaS en entreprise, ou quand faire le tri devient nécessaire

March 15, 2021

Les 5 étapes clefs pour faire le tri dans votre écosystème SaaS :

  • Découverte
  • Evaluation
  • Optimisation
  • Régulation
  • Pilotage

Depuis leur invention dans les années 90, les logiciels SaaS (Software as a service) sont partout. Peu coûteux, faciles à implémenter et à utiliser, ne demandant pas d’effort de maintenance… Les entreprises ont rapidement été séduites par ces outils hébergés sur le cloud et en utilisent aujourd’hui des centaines, tendance qui ne devrait pas s’inverser dans les années à venir.

Selon Gartner, alors que l’offre SaaS représentait seulement 2% du marché du logiciel en 2009 en France, il est aujourd’hui passé à 30% et est estimé à 60% pour 2026. Il est évident que l’utilisation de telles solutions génère de nombreux bénéfices pour les clients, tant en termes de gain de temps que de gain d’argent.

Pour autant, avec la multiplication des solutions SaaS pour répondre à des besoins spécifiques et leur accessibilité, de nombreux employés souscrivent à des outils pour leur seul usage ou celui de leur service, sans passer par la DSI (Direction des Systèmes d’Information) de leur entreprise. Pour faire face à cet afflux et réussir à gérer efficacement ce modèle, il est donc indispensable de procéder à une rationalisation.

La rationalisation du SaaS ou la stratégie de découverte de son infrastructure SaaS

La rationalisation du SaaS permet de distinguer les solutions utiles à l’organisation qui doivent être conservées, de celles qui ne sont pas nécessaires à l’activité; ainsi que d'obtenir une vision d’ensemble des applications SaaS pour le management.

Cette méthode permet de faire le tri entre les applications qui génèrent un bon retour sur investissement pour l’entreprise de celles qui représentent basiquement une perte d’argent. En effet, le coût caché des systèmes SaaS, c’est-à-dire le coût des applications inutiles et inutilisées par l’entreprise, est estimé jusqu’à 30% du coût total du software selon Gartner.

Au-delà de l’aspect financier, c’est aussi la productivité que l’entreprise doit passer en revue. L’utilisation de chacun de ces outils permet-elle réellement une amélioration des processus et un gain de temps pour l’activité? Comment trouver le juste équilibre afin de réduire le périmètre des applications SaaS à ce qui est strictement nécessaire à l’entreprise et à son développement sans compromettre l’efficacité des salariés?

230, c’est le nombre moyen de solutions SaaS utilisées par une entreprise entre 100 et 3000 salariés en France, soit presque un renouvellement par jour ouvrable

La stratégie de rationalisation peut être établie en 5 étapes principales : la découverte, l’évaluation, l’optimisation, la régulation et le pilotage.

La découverte : Cette étape s’apparente à un état des lieux.

Il s’agit de faire une analyse précise de vos applications et notamment de leurs coûts, leurs cycles de vie et leurs administrateurs.

Une fois ces informations centralisées, cela permet d’avoir une première vision sur les outils les plus coûteux et qui logiquement devraient avoir le meilleur retour sur investissement ainsi que sur la date de fin de contrat, qui donne une idée des applications qui vont pouvoir être mises de côté le plus rapidement, si besoin est. Ces ébauches d’analyses permettent d’aiguiller l’étape 2.

L’évaluation : Cette étape permet d’étudier en profondeur les avantages de chaque solution.

Il faut trouver la bonne information pour avoir une approche objective des ressources des applications. Cela peut se traduire par des indicateurs sur le coût de l’application, sur l’engagement des collaborateurs sur celle-ci et leur fréquence d’utilisation, sur la viabilité de l’éditeur de l’application… Cela permet également de donner une vision du gain de temps généré par l’utilisation de telle ou telle solution et l’optimisation des processus que celle-ci engendre.

En croisant ces données, il est possible d’avoir une bonne idée du retour sur investissement du logiciel. De plus, une technique simple pour évaluer l’utilité d’un outil est de rédiger des « users’ stories » pour chacune des applications, à savoir mettre par écrit la raison pour laquelle le logiciel a été mis en place et son utilité. C’est une façon de verbaliser le besoin et selon la facilité de cette verbalisation, de le confirmer ou non.

L’optimisation : C’est l’identification des solutions à supprimer de l'écosystème SaaS de l’entreprise après avoir permis aux services de communiquer entre eux sur leurs utilisations du SaaS et leurs avantages.

Cette étape peut être particulièrement sensible puisqu’elle nécessite de faire comprendre aux utilisateurs que leurs applications ne présentent pas assez de bénéfices pour l’entreprise dans sa globalité et pour ce faire, il faut trouver des alternatives convaincantes à l’utilisation de cette solution.

Doivent être supprimées en priorité les applications en redondance, dont l’utilisation n’est pas optimale ou celles dont la conformité de l’éditeur ne serait pas certaine (notamment en termes de protection des données personnelles). Les outils SaaS qui existeraient de manière redondante dans l’entreprise doivent être passés au crible, comparés entre eux et leurs utilisateurs interrogés afin de sélectionner le plus efficace.

Plus concrètement, il s’agit de se poser les questions suivantes : avons-nous plusieurs applications qui remplissent la même fonction dans des départements différents ? Est-ce que les utilisateurs de l’application se connectent assez régulièrement pour justifier d’un bon usage ? Les applications contenant des données sensibles font-elles l’objet d’une protection suffisante ?

Une manière d’optimiser ses applications SaaS peut également être de passer principalement par le même fournisseur et de supprimer les applications de niche provenant de fournisseurs multiples.

Régulation : C'est la phase d'action, la phase pendant laquelle les applications inutilisées ou sous-utilisées seront retirées de l'environnement SaaS.

Une fois que les applications à supprimer ont été clairement identifiées, la gouvernance de l’écosystème SaaS dans l’entreprise doit être clairement définie. Il faut un décisionnaire unique qui conduit la transforation, qui établit un processus uniforme au sein de l’entreprise pour la souscription à de nouveaux outils dans le futur.

Une communication et un support précis et accessibles doit également être mise en place pour sensibiliser tous les salariés aux enjeux de la gestion du SaaS et au nouveau processus centralisé de celle-ci. Il est également utile que l’ensemble des salariés ait une vision de la flotte de logiciels en mode SaaS utilisées dans l’entreprise et ainsi éviter les nouveaux risques de redondance.

Le pilotage : Le pilotage est la phase de suivi, suivi de cette nouvelle stratégie mise en place pour la gestion du SaaS.

Cela permet de suivre les évolutions tant au niveau de l’utilisation des applications restantes que du budget qu’elles représentent. En effet, il ne faut pas oublier que l’utilisation et donc la gestion d’outils SaaS doivent être intégrées à la stratégie business long terme de votre entreprise !

L’erreur à ne pas faire serait de s’arrêter à une pratique de cost killing la première année sans penser à assurer une traçabilité des processus utilisés pour ne pas avoir à tout reprendre à zéro l’année suivante.

Le pilotage de votre écosystème SaaS permet également d’avoir une meilleure vision budgétaire, ainsi des estimations plus précises et donc un réalignement des intérêts entre les services IT, opérationnels et financiers.

En conclusion, voici les 5 étapes qui constituent une stratégie de rationalisation de solution SaaS :

  • la découverte, ou la mise à nu de tous les logiciels pour lesquels l’entreprise paie une licence ;
  • l’évaluation, ou la “notation” de ces outils en fonction de leurs ressources pour l’entreprise ;
  • l’optimisation, ou l’identification des applications sous-utilisées et non nécessaires ;
  • la régulation, ou la suppression des applications désignées et la phase de communication qui accompagne cette suppression ;
  • le pilotage, ou l’administration continue de cet écosystème SaaS avec un alignement optimal des différents départements de l’entreprise (IT, finance et opérations).

Ce procédé permet évidemment aux entreprises de faire des économies en résiliant les contrats de licence d’applications qui ne seraient pas rentables, mais permet également de mieux gérer son activité au sens large en identifiant les outils clefs pour l’entreprise et en ayant une meilleure visibilité sur les coûts.

Cela permet plus généralement de lutter contre le shadow IT, cette infrastructure cachée de chaque entreprise qui peut générer pertes et failles de sécurité informatique, sur laquelle nous reviendrons dans un prochain article.

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